5 Zeitmanagement-Impulse für Führungskräfte

• Eisenhower-Matrix: Priorisierung von Aufgaben
• Pomodoro-Technik: Fokussiertes Arbeiten in Intervallen
• Delegation: Aufgaben sinnvoll übertragen
• Produktive Arbeitsumgebung gestalten
• Ganzheitlicher Ansatz: Integration in den Führungsalltag

1. Die Eisenhower-Matrix: Priorisieren mit System

Die Eisenhower-Matrix hilft Ihnen, Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen.
So geht's:

• Wichtig und dringend: Sofort machen (A-Aufgaben
•  Wichtig, aber nicht dringend: Planen (B-Aufgaben)
• Dringend, aber nicht wichtig: Weitergeben (C-Aufgaben)
• Weder wichtig noch dringend: Weglassen (Ablage P)

Mit dieser Matrix fokussieren Sie sich auf die wichtigen Dinge. Sie hilft Ihnen beim Treffen notwendiger Entscheidungen und der Nutzung Ihrer Energie für die zentralen Themen und Aufgaben.

So setzen Sie die Eisenhower-Matrix um:

Notieren Sie jeden Tag, was konkret zu tun ist. Ordnen Sie die Aufgaben den vier Bereichen zu. Beginnen Sie mit den wichtigen und dringenden Sachen. Planen Sie Zeit für die wichtigen und weniger dringenden Tätigkeiten. Delegieren Sie mehr. Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Struktur und Zuordnung Ihrer Aufgaben nach Prioritäten nach wie vor aktuell ist.

Die Eisenhower-Matrix bietet Ihnen einen Überblick. So verlieren Sie sich weniger in unwichtigen Dingen und behalten Ihre relevanten Ziele im Auge. Wenn Sie das konsequent umsetzen, stellen Sie fest, dass Ihnen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zur Verfügung steht.

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2. Die Pomodoro-Technik: Konzentriert arbeiten mit Pausen

Die Pomodoro-Technik ist einfach und gleichzeitig effektiv. Sie unterstützt Sie in der Verbesserung Ihrer Konzentration und Geschwindigkeit, in der Sie Aufgaben angehen und erledigen.

So setzen Sie die Pomodoro-Technik um:

1. Wählen Sie eine Aufgabe aus.
2. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten.
3. Arbeiten Sie konzentriert, bis Ihr Timer klingelt.
4. Legen Sie eine kurze Pause ein (5 Minuten).
5. Wiederholen Sie den Ablauf viermal, danach legen Sie eine längere Pause ein (15-30 Minuten).

Diese Methode orientiert sich an der natürlichen Funktionsweise unseres Gehirns. Sie verhindert, dass Sie schnell ermüden.
Für Führungskräfte eignet sie sich besonders, wenn Sie umfangreiche oder komplexe Aufgaben in kleinere Päckchen aufteilen und kontinuierlich vorankommen wollen.

Passen Sie die Zeiten an, wie es sich für Sie richtig anfühlt. Manche arbeiten lieber 30 oder 45 Minuten am Stück. Das Wichtigste sind die regelmäßigen Pausen. Kurze Pausen geben Ihnen neue Energien und manchmal einen notwendigen Schub bzw. Extra-Motivation zur Fortsetzung der Bearbeitung Ihrer Aufgaben.

Sie können die Pomodoro-Technik auch in Meetings oder Gruppenarbeiten einsetzen. So arbeitet Ihr Team konzentrierter zusammen. Probieren Sie es aus und finden Sie heraus, welche Variante am besten in Ihren Arbeitsalltag passt.

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3. Delegation: Aufgaben sinnvoll übertragen

Delegation ist eine wichtige Fähigkeit für Führungskräfte. Sie konzentrieren sich auf Ihre zentralen Aufgaben und fördern bzw. fordern gleichzeitig Ihre Mitarbeitenden.

So delegieren Sie erfolgreich:

• Entscheiden Sie sich für die wichtigen Aufgaben: Übertragen Sie Aufgaben, die andere genauso gut oder gar besser machen.
• Wählen Sie die geeigneten Personen: Berücksichtigen Sie Fähigkeiten, Erfahrungen und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Formulieren Sie klare Anweisungen: Erklären Sie Ziele, Erwartungen und Fristen direkt und konkret. Damit verhindern Sie Missverständnisse oder einen zu großen Interpretationsspielraum.
• Übertragen Sie Verantwortung und Befugnisse: Räumen Sie Ihrem Team die nötigen Befugnisse für die Erledigung der Aufgaben ein.
• Bieten Sie Unterstützung an: Helfen Sie bei offenen Fragen und geben Sie regelmäßiges Feedback.

Ein partnerschaftliches und konsequentes Delegieren spart Ihnen einerseits Zeit und unterstützt andererseits die persönliche Weiterentwicklung Ihrer Teammitglieder. Sie bauen Vertrauen auf und Ihre Mitarbeitenden eignen sich parallel neue Fähigkeiten und Fertigkeiten an. Beachten Sie, dass Delegieren Zeit und Geduld erfordert. Zu Beginn ist es mit einem höheren Zeitaufwand verbunden. Es kann manchmal länger dauern, als die Aufgabe selbst zu erledigen. Langfristig sparen Sie den im Vorfeld investierten Zeitaufwand i.d.R. um ein Mehrfaches ein.

Sprechen Sie regelmäßig mit Ihrem Team über die delegierten Aufgaben. So erfahren Sie, wie es läuft, und ob Unterstützung Ihrerseits notwendig ist. Berücksichtigen Sie, dass Anerkennung und ein konstruktives Feedback Ihr Team motiviert und das Engagement automatisch stärkt.

Gerne unterstütze ich Sie mit einem Führungskräftecoaching für erfahrene Führungskräfte, sowie einem Angebot für neue und junge Führungskräfte.

4. Gestaltung einer produktiven Arbeitsumgebung

Ihre Arbeitsumgebung beeinflusst die Quantität und Qualität Ihrer Ergebnisse sehr.  Ein sinnvoll eingerichteter Arbeitsplatz hilft Ihnen, sich leichter und länger zu konzentrieren.

Hier ein paar Tipps für eine produktive Arbeitsumgebung:

• Richten Sie einen Arbeitsplatz ohne Ablenkungen ein: Vermeiden Sie Dinge, die Sie von Ihrem Vorhaben abhalten.
• Nutzen Sie Technologie zweckmäßig: Verwenden Sie IT-gestützte Tools zur Aufgabenverwaltung und Kommunikation, lassen Sie sich jedoch nicht zu häufig ablenken.
• Gestalten Sie eine konzentrierte Teamatmosphäre: Legen Sie Regeln für ruhiges Arbeiten fest, z.B. "Stille Stunden".

Mit einem optimierten, gerne auch ergonomisch eingerichteten Arbeitsplatz behalten Sie den Überblick und arbeiten automatisch produktiver. Er reduziert Ihren Stress und macht Ihren Arbeitsalltag angenehmer. Gerade der ergonomische Aspekt hält Sie länger gesund und fit.

Testen Sie verschiedene Einrichtungsvarianten und finden Sie heraus, welches Konzept für Sie am besten funktioniert. Manche mögen einen aufgeräumten Schreibtisch, andere fühlen sich in einer kreativeren Umgebung wohler. Finden den für Sie passenden Weg.  

Denken Sie auch an Ihren digitalen Arbeitsplatz: Strukturieren und systematisieren Sie Ihre Dateien und E-Mails regelmäßig, nutzen Sie hilfreiche Apps und sorgen Sie dafür, dass Ihr digitaler Arbeitsplatz genauso aufgeräumt ist wie Ihr physischer.

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5. Ganzheitlicher Ansatz: Zeitmanagement im Führungsalltag

Hinter einem erfolgreichen Zeitmanagement steckt mehr als die Summe einzelner Techniken. Es braucht einen ganzheitlichen Ansatz, der persönliches und Team-Zeitmanagement verbindet:

• Seien Sie ein Vorbild:
  Leben Sie ein funktionierendes Zeit- und Selbstmanagement vor.
• Fördern Sie eine Zeitmanagement-Kultur im Team:
  Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, ihre Zeit effektiv zu nutzen.
• Passen Sie Ihre Techniken und Methoden an, gerade in der heutigen schnelllebigen Zeit:
  Was heute funktioniert, kann morgen überholt oder veraltet sein.

Wenn Sie Ihr Zeitmanagement innerhalb Ihres Führungsstils etablieren, entwickeln Sie eine Umgebung, in der alle Beteiligten besser und zufriedener arbeiten. Es ist ein kontinuierlicher Prozess der Verbesserung und Anpassung. Denken Sie regelmäßig darüber nach, wie Sie und Ihr Team mit der zur Verfügung Zeit umgehen. Sprechen Sie offen darüber, was bereits gut läuft und wie Sie mögliche Zeitfresser bzw. Zeitdiebe verhindern.

Denken Sie auch an die Balance zwischen Arbeit und Freizeit Ihrer Mitarbeitenden. Kluges Zeitmanagement soll neben der Verbesserung der Ergebnisse im Job auch zu einem ausgewogenen Leben beitragen. Ermutigen Sie Ihr Team dazu, Grenzen zu setzen und sich Zeit zum Erholen zu nehmen.

Sprechen Sie in Team-Meetings und Mitarbeitergesprächen aktiv über Zeitmanagement. Überlegen Sie gemeinsam, wie Sie Abläufe verbessern und sich von Zeitvampiren trennen. So kreieren Sie eine Kultur, in der alle gemeinsam daran arbeiten, besser und damit erfolgreicher zu werden.

Fazit - Zeitmanagement Führungskräfte: Schlüssel zum Erfolg

Die vorgestellten Methoden - Eisenhower-Matrix, Pomodoro-Technik, effektive Delegation, Gestaltung der Arbeitsumgebung und ein ganzheitlicher Ansatz - bilden eine solide Grundlage für ein effektives Zeitmanagement. Jede Führungskraft hat natürlich die Möglichkeit, diese Methoden an ihre eigenen Bedürfnisse und die ihres Teams anzupassen.

Denken Sie daran: Professionelles Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die Sie mit der Zeit verbessern. Probieren Sie verschiedene Varianten aus und prüfen Sie, was für Sie am besten funktioniert. Die langfristigen Vorteile - mehr Produktivität, weniger Stress und eine bessere Balance zwischen Beruf und Freizeit - sind die Mühe wert.

Setzen Sie diese Vorschläge in Ihren Arbeitsalltag um und beobachten Sie, wie sich Ihre Effektivität und die Ihres Teams verbessert. Mit einem wirkungsvollen Ansatz wird Zeitmanagement zu einem wichtigen Werkzeug für Ihren beruflichen Erfolg.

Bedenken Sie, dass ein funktionierendes Zeitmanagement auch bedeutet, dass Sie Zeitpuffer berücksichtigen. Es geht darum, dass Sie bewusst entscheiden, wie Sie Ihre Zeit so gut wie möglich nutzen. Planen Sie daher ausreichend Zeit für Kreativität, strategisches Denken und unerwartete Ereignisse und Situationen ein.

Letztendlich unterstützt Sie ein vernünftiges Zeitmanagement bei der Kontrolle Ihres Arbeitsalltags und bei der Gestaltung einer ausgewogeneren, erfüllteren Karriere. Es ermöglicht Ihnen gerade als Führungskraft, effektiver zu arbeiten und ein positives Vorbild für Ihr Team zu sein.

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Herzliche Grüße

Ihr Michael Fridrich