Die Kunst der professionellen Begrüßung:
Ein Leitfaden für stilvolles Auftreten
In der heutigen Geschäftswelt haben sich die Begrüßungsregeln, u.a. auch durch Corona, zwar gelockert, dennoch gibt es wichtige Prinzipien, die nach wie vor Bestand haben. Ob Sie an Meetings, Konferenzen oder anderen externen Terminen teilnehmen – diese Prinzipien unterstützen Sie dabei, dass Sie nachhaltig in positiver Erinnerung bleiben. Ein sicheres Auftreten wie dieses ist ein wichtiger Teil moderner strategische betriebliche Weiterbildung.
1. Grundsätzlich Aufstehen
Erheben Sie sich stets bei einer Begrüßung. Dies gilt für beide Geschlechter und in verschiedenen Situationen:
- Wenn Sie jemand vorstellt
- Wenn Sie sich vorstellen
- Vor dem Händeschütteln
Ein Hinweis für Herren: Schließen Sie vor dem Aufstehen mindestens einen Knopf Ihres Jacketts. Nach dem Setzen öffnen Sie ihn gerne wieder. Vermeiden Sie es, Ihre Hand über einen Tisch hinweg zu reichen. Dies wirkt in der Regel distanziert und gilt als unhöflich. Umrunden Sie stattdessen den Tisch und reichen Ihrem Gegenüber angemessen die Hand.
2. Ihre Rolle als Gastgeberin bzw. Gastgeber
Bitte beachten Sie in einem offiziellen Rahmen, sei es zu Hause oder im Büro, folgende Hinweise:
- Bitten Sie Ihre Gäste zuerst ins Gebäude
- Heißen Sie sie herzlich willkommen
- Bedanken Sie sich für ihr Kommen
- Halten Sie Ihre gegebenenfalls eine Visitenkarte bereit für einen reibungslosen Austausch von Kontaktdaten
Bei größeren Veranstaltungen delegieren Sie die initiale Begrüßung am besten an einen Mitarbeitenden. So bleiben Sie flexibel und Sie haben damit die Möglichkeit, sich persönlich und individuell um Ihre Gäste zu kümmern.
3. Die Hierarchie der Begrüßung
Beachten Sie bitte folgende Reihenfolge während Ihrer Begrüßung:
- Damen vor Herren
- Ältere vor Jüngeren
- Ranghöhere vor Rangniedrigeren
In größeren Gruppen, wo diese Reihenfolge schwer einzuhalten ist:
- Begrüßen Sie zunächst die räumlich näherstehenden Personen
- Schenken Sie ranghöheren, weiter entfernten Personen einen freundlichen, aufmerksamen Blick als anerkennende Geste
4. Kontaktaufnahme in eine Gruppe
Folgende Hinweise, wenn Sie sich einer Gruppe anschließen wollen:
- Ein allgemeines “Guten Tag zusammen” ist angebracht, wenn Händeschütteln unvorteilhaft ist (z.B. beim Essen, bei größeren Gruppen oder wenn andere Begrüßungsformen üblich sind)
- Als Neuankömmling liegt es an Ihnen, zuerst zu grüßen
- Bei Gleichrangigen grüßt derjenige zuerst, der den anderen zuerst wahrnimmt
5. Die Wahl der richtigen Worte
Für eine verbindliche Atmosphäre:
- Erwidern Sie den Gruß mit den gleichen Worten, mit denen Sie begrüßt wurden
- Vermeiden Sie regionale Begrüßungsformeln in formellen Situationen
- “Mahlzeit!” als Begrüßung gilt als zu informell, vermeiden Sie am besten den Ausdruck
Nutzen Sie alternativ universelle, höfliche Grußformeln wie “Guten Morgen”, “Guten Tag” oder “Guten Abend”.
6. Der Umgang mit Titeln und Prädikaten
Beachten Sie bei der Anrede:
- “Professor” oder “Doktor” gehören zum Namen und sind Teil der Begrüßung
- Bei Doppeltiteln: Verwenden Sie nur den höheren Titel (z.B. “Frau Professor X”)
- Adelsprädikate sind ebenfalls Teil des Namens (z.B. “Guten Tag, Herr von Adelsschloss”)
- Für Amtsträger: Nutzen Sie die Funktionsbezeichnung ohne Namen (z.B. “Frau Bischöfin”)
7. Der Umgang mit vergessenen Namen
Wenn Ihnen der Name Ihres Gesprächspartners entfallen ist:
- Vermeiden Sie umständliche Umschreibungen
- Fragen Sie direkt und höflich: “Entschuldigen Sie bitte, sind Sie so nett und nennen mir noch einmal Ihren Namen?”
- Bedanken Sie sich für die Information und verwenden Sie den Namen im Verlauf des Gespräches. Dies stärkt automatisch die Beziehungsebene.
- Bitten Sie um eine Visitenkarte. Sie haben den Namen „schwarz auf weiß“ vor Augen und es dadurch auch gegebenenfalls mit der Aussprache leichter.
Grundsätzlich gilt: Die Umsetzung der Empfehlungen braucht Übung, damit sie zu einer Leichtigkeit führt und ein natürlicher Teil Ihres Auftretens wird. Auch für souveräne Reaktionen abseits der Begrüßung hilft Übung – mehr dazu in meinem Beitrag zum Schlagfertigkeit trainieren.
Denn nicht jede Begegnung verläuft reibungslos: Wie Sie die verschiedenen Konfliktarten erkennen und mit passenden Strategien lösen, erfahren Sie in meinem Beitrag zu Konfliktarten und wirksamen Strategien zur Konfliktlösung.
Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg.
Ein Termin mit neuen Gesprächspartnern steht an? Ihren ersten Satz zur Begrüßung erarbeiten wir in 20 Minuten Klartext, kostenfrei und ohne Vorbereitung.
Ablauf und Inhalte zeigt Ihnen mein Programm zur Mitarbeiterentwicklung.
Herzliche Grüße
Ihr Michael Fridrich
